Funkcje

Zamiana maili w wątek

Jeśli Klient wyśle do Ciebie wiadomość, system założy nowy wątek, a każdy nowy mail w tej samej sprawie będzie dołączony do tego wątku. Dzięki temu rozwiązaniu łatwiej utrzymać porządek w korespondencji z Klientami.

Zmiana odpowiedzi w e-mail

Mimo, że w systemie korespondencja wyświetlana jest w wątku, to nasze odpowiedzi system zamienia, wysyłając do klienta klasycznego maila. W mailu do klienta pod główną wiadomością jest również załączony skrót całej korespondencji.

Informacje o zamówieniu na stronie wątku

System jest z integrowany z platformą PrestaShop, Shoper, eSklep. Dzięki nim na stronie wątku są dostępne podstawowe informacje o zamówieniu (takie jak: data, numer zamówienia, status, kwota). Wkrótce pojawią się kolejne integracje. Jeśli zależy Ci na integracji ze swoją platformą sklepu napisz do nas. Na pewno Ci pomożemy ! Kliknij i zobacz przykład: Przykład zamówienia

Automatyczne przydzielanie wątków do pracowników

System daje możliwość automatycznego lub ręcznego przydzielania wątków. W przypadku automatycznego przydzielania system monitoruje każdego pracownika. Na podstawie informacji tj średni czas odpowiedzi danego pracownika oraz ilość wiadomości, na które musi jeszcze odpowiedzieć, system wylicza, kto najszybciej odpisze na wiadomość.

Zleć zadania do wykonania innym użytkownikom

W wątku, w tym samym miejscu, w którym umieszczone są notatki, możemy zlecać zadania innym pracownikom. Dla przykładu musisz skonsulotwać z pracownikiem produkcji, kiedy zamówienie Twojego Klienta będze wyprodukowane. Nic prostrzego! Wystarczy, że w polu komentarzy wątku wpiszesz „@Krzysztof Kiedy to zamówienie będzie zrealizowane?” W tym momencie Krzysztof otrzyma powiadomienie, jednym kliknięciem otworzy Twój wątek i w ten sam sposób może Ci odpowiedzieć lub odpisać bezpośrednio do Klienta.

Komentarze do wątku

Istnieje możliwość dodania komentarza/notatki do wątku, które są widocznie jedynie dla pracowników. Jest to bardzo przydatne w przypadku, kiedy chcemy odnotować istotny fakt z punktu widzenia obsługi klienta lub gdy w obsługę klienta jest zaangażowana więcej niż jedna osoba. Kontakt wewnątrz firmowy zostanie przyspieszony!

Szybkie odpowiedzi

Każdy użytkownik ma możliwość zdefiniowana własnych szablonów odpowiedzi na najczęściej pojawiające się pytania, które łatwo i szybko może użyć podczas kontaktu z klientem. Każdy pracownik korzystający z gotowych szablonów odpowiedzi będzie w stanie szybciej odpisywać na maile Klientów.

Filtrowanie wątków

Istnieje możliwość filtrowania wątków na kilku płaszczyznach. Można wyświetlić tylko wątki konkretnego pracownika. Każdy z pracowników może także wyświetlić wątki, które są do niego przydzielone. Wiadomości można przefiltrować według statusu, co daje możliwość wyświetlenia wątków, które wymagają odpowiedzi. Kolejnymi filtrami są priorytety, typy, data utworzenia.

Równoległe wątki

Z klientem możemy prowadzić konwersacje w kilku wątkach. Na przykład, kiedy z klientem korespondencję prowadzą różne działy naszej firmy. Aby dostęp do nich był łatwy, system automatycznie je wyświetla w lewej kolumnie wątku.

Ręczne i automatyczne łączenie wątków

System daje możliwość automatycznego lub ręcznego przydzielania wątków do pracowników.

• Ręczne łącznie odbywa się poprzez zaznaczenie wybranych wątków (tego samego klienta) oraz kliknięcie przycisku „Połącz”. Wiadomości w połączonym wątku zostaną ułożone chronologicznie.
• Automatyczne łączenie wątków – Jeśli klient w tej samej sprawie napisze nowego maila, a nie użyje funkcji ‘odpowiedz’ na naszą wiadomość to system wykryje taką sytuację i jeśli pracownik BOK otworzy taki wątek otrzyma komunikat oraz sugestie przeniesienia wiadomości do istniejącego wątku, może to wykonać jednym kliknięciem myszki.

Załączniki – koniec problemów z dużymi załącznikami

System pozwala na przesyłanie załączników pomiędzy klientem, a pracownikiem BOK.

• Załączniki wysłane przez klienta do nas są wyświetlane pod treścią wiadomości oraz po prawej stronie system generuje listę wszystkich załączników w kolejności chronologicznej ich otrzymania.
• Załącznik wysłany do klienta zostanie mu przekazany w formie linku w treści maila – jest to bardzo istotne w przypadku przesyłania dużych plików. Nie zaśmiecamy skrzynki klienta, a ograniczenia po stronie klienta nie mają znaczenia. Możemy przesłać w ten sposób każdy plik.

Tradycyjny klient pocztowy

SwiftResposne posiada wbudowanego tradycyjnego klienta pocztowego, posiada funkcjonalności jak większość programów do obsługi maili. Wszystko po to, abyś miał dostęp do wszystkich kanałów komunikacji w jednym miejscu. Masz również możliwość udostępniania skrzynek pocztowych innym użytkownikom. Aby się dowiedzieć jak dodać swoją skrzynkę mailową do SwiftResposne zajrzyj tutaj.