Funkcje | Swiftresponse

Najlepsze funkcje systemu

Czyli w jaki sposób pomożemy Ci
obsłużyć Twoich klientów
lepiej i szybciej.

Sprawnie zarządzaj rozmowami z Klientami

Zamiana maili w wątek

Jeśli Klient wyśle do Ciebie wiadomość, system założy nowy wątek, a każdy nowy mail w tej samej sprawie będzie dołączony do tego wątku. Dzięki temu rozwiązaniu łatwiej utrzymać porządek w korespondencji z Klientami.

Zmiana odpowiedzi w e-mail

Mimo, że w systemie korespondencja wyświetlana jest w wątku, to nasze odpowiedzi system zamienia, wysyłając do klienta klasycznego maila. W mailu do klienta pod główną wiadomością jest również załączony skrót całej korespondencji.

Powiązywanie zamówień

System jest z integrowany z platformą PrestaShop (wkrótce pojawią się nowe integracje). Dzięki nim na stronie wątku będą dostępne podstawowe informacje o zamówieniu (takie jak: data, numer zamówienia, status, kwota).

Typ, Priorytet oraz Tagi

Wymienione w tytule statusy są nadawnane ręcznie przez pracownika BOK według własnego uznania. Istnieje możliwość definiowania i dodawania własnych tagów do każdego wątku (np. express, ważny klient, itp.). Następnie można filtrować i wyświetlać wątki z szukanym tagiem. Daje to szeroką game możliwiość i customizacji na potrzeby każdego biznesu.

Filtrowanie wątków

Istnieje możliwość filtrowania wątków na kilku płaszczyznach. Można wyświetlić tylko wątki konkretnego pracownika. Każdy z pracowników może także wyświetlić wątki, które są do niego przydzielone. Wiadomości można przefiltrować według statusu, co daje możliwość wyświetlenia wątków, które wymagają odpowiedzi. Kolejnymi filtrami są priorytety, typy, data utworzenia.

Zwiększ produktywność zespołu

Komentarze do wątku

Istnieje możliwość dodania komentarza/notatki do wątku, które są widocznie jedynie dla pracowników. Jest to bardzo przydatne w przypadku, kiedy chcemy odnotować istotny fakt z punktu widzenia obsługi klienta lub gdy w obsługę klienta jest zaangażowana więcej niż jedna osoba. Kontakt wewnątrz firmowy zostanie przyspieszony!

Szybkie odpowiedzi

Każdy pracownik ma możliwość zdefiniowana własnych szablonów odpowiedzi na najczęściej pojawiające się pytania, które łatwo i szybko może użyć podczas kontaktu z klientem. Każdy pracownik korzystający z gotowych szablonów odpowiedzi będzie w stanie szybciej odpisywać na maile Klientów.

Przydzielanie wątków do pracowników

System daje możliwość automatycznego lub ręcznego przydzielania wątków. W przypadku automatycznego przydzielania system monitoruje każdego pracownika. Na podstawie informacji tj średni czas odpowiedzi danego pracownika oraz ilość wiadomości, na które musi jeszcze odpowiedzieć, system wylicza, kto najszybciej odpisze na wiadomość.

Połączone wątki

Z klientem możemy prowadzić konwersacje w kilku wątkach. Aby dostęp do nich był łatwy, system automatycznie je wyświetla w lewej kolumnie wątku.

Tworzenie nowych wątków

Pracownik może utworzyć nowy wątek (podając jego tytuł, adres mailowy klienta oraz ewentualnie jego imię i nazwisko) i wysłać do klienta wiadomość.

Optymalizacja i autmatyzacja pracy

Zadania

W wątku tym samym miejscu, w którym umieszczone są notatki, możemy zlecać zadania innym pracownikom.

Po wpisaniu znaku małpy ‘@’ system wyświetli nam listę pracowników, którym możemy zlecić wykonanie zadania. Po wpisaniu pierwszych liter imienia lub nazwiska pracownika system podpowiada pasujących pracowników. Na przykład „@Wiktor sprawdź proszę, czy możemy zrealizować to zamówienie dzisiaj”. W tym momencie pracownik Wiktor otrzyma powiadomienie w belce powiadomień o nowym zadaniu.

Może łatwo przejść do danego wątku i odpisać w ten sam sposób np. „@Kasia już pakuje”. W tym momencie Kasia otrzyma również powiadomienie o komentarzu w tym wątku. Powiadomienie będzie się pojawiać dopóki pracownik nie zaznaczy, że zareagował lub wykonał zadanie klikając ikonkę ptaszka przy treści zadania.

Załączniki

System pozwala na przesyłanie załączników pomiędzy klientem, a pracownikiem BOK.

Załączniki wysłane przez klienta do nas są wyświetlane pod treścią wiadomości oraz po prawej stronie system generuje listę wszystkich załączników w kolejności chronologicznej ich otrzymania.

Załącznik wysłany do klienta zostanie mu przekazany w formie linku w treści maila – jest to bardzo istotne w przypadku przesyłania dużych plików. Nie zaśmiecamy skrzynki klienta, a ograniczenia po stronie klienta nie mają znaczenia. Możemy przesłać w ten sposób każdy plik.

Ręczne i automatyczne łączenie wątków

System daje możliwość automatycznego lub ręcznego przydzielania wątków do pracowników.

Ręczne łącznie odbywa się poprzez zaznaczenie wybranych wątków (tego samego klienta) oraz kliknięcie przycisku „Połącz”. Wiadomości w połączonym wątku zostaną ułożone chronologicznie.

Automatyczne łączenie wątków – Jeśli klient w tej samej sprawie napisze nowego maila, a nie użyje funkcji ‘odpowiedz’ na naszą wiadomość to system wykryje taką sytuację i jeśli pracownik BOK otworzy taki wątek otrzyma komunikat oraz sugestie przeniesienia wiadomości do istniejącego wątku, może to wykonać jednym kliknięciem myszki.

Prosty system płatności bez ukrytych kosztów

Płacisz tylko 10 zł netto/mc za każde aktywne stanowisko

Wypróbuj przez 30 za darmo !